ما هو حساب المقاصة الرواتب؟

حساب مقاصة كشوف المرتبات هو حساب ذو رصيد صفري تستخدمه الشركات لتسجيل ومراقبة كشوف رواتبها. الحساب ذو الرصيد الصفري هو الحساب الذي لا تبقى فيه أي أموال بمجرد تصفية جميع الشيكات. السببان الأساسيان لاستخدام حساب مقاصة كشوف المرتبات هما تعزيز الأمان وتسويات وتحليلات أكثر كفاءة.

أساسيات الرواتب

تتكون كشوف المرتبات من عناصر متعددة. يحصل الموظفون على أجور أو رواتب ، يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام تحت حساب الراتب. ومع ذلك ، يتعين على أصحاب العمل بموجب القانون إجراء خصومات معينة ، مثل حصة الموظف في الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية وضريبة الدخل الفيدرالية ، إلى جانب أي ضرائب محلية سارية. يمكن للموظفين أيضًا الاشتراك في الخصومات الطوعية ، مثل التأمين الصحي أو خطط التقاعد أو ودائع الاتحاد الائتماني. يجب تسجيل كل فئة بشكل منفصل في حساب دفتر الأستاذ العام المناسب لضمان دقة المحاسبة. يتم إصدار شيكات الموظفين بالمبلغ الصافي ، أو المبلغ المساوي للأرباح مطروحًا منه الخصومات.

أساسيات حساب مقاصة كشوف المرتبات

عادةً ما يكون حساب مقاصة الرواتب هو حساب مصرفي منفصل برقم حساب مميز. تتم طباعة شيكات الرواتب التي تحمل رقم الحساب هذا وإصدارها للموظفين ، أو تتم معالجة الإيداعات المباشرة مقابل حساب المقاصة. بمجرد معرفة إجمالي صافي النقد اللازم لتغطية كشوف المرتبات ، تقوم الشركة بتحويل الأموال من حساب التشغيل الرئيسي إلى حساب المقاصة. تحويل الأموال هو لمبلغ الرواتب الصافي. يجب القيام بذلك قبل صرف المدفوعات لضمان قدرة الموظفين على صرف شيكاتهم أو استلام ودائعهم المباشرة في الوقت المحدد.

مزايا حساب مقاصة الرواتب

من خلال الاحتفاظ بشيكات كشوف المرتبات الفردية في حساب منفصل ، يمكن للشركات إنشاء تقارير خاصة بكشوف المرتبات ، مما يجعل مهام معينة ، مثل تسوية حسابات ضريبة الرواتب ، أسهل. من السهل تحديد موقع شيكات الرواتب التي لم يصرفها الموظفون. لا تتضمن التقارير جميع المعاملات التي تظهر في الحساب الرئيسي ، والتي عادة ما تكون أكثر بكثير من حركات كشوف المرتبات. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن حساب مقاصة كشوف المرتبات هو حساب رصيد صفري ، فمن السهل تحديد أي شيكات أو تباينات معلقة. يوفر حساب مقاصة كشوف المرتبات أيضًا طبقة إضافية من الحماية لحساب التشغيل من الأنشطة غير المشروعة. من خلال تحويل صافي الرواتب فقط ، تحد الشركات من مقدار الأموال التي قد يتمكن المجرم من الوصول إليها.

عيوب حساب مقاصة الرواتب

على الجانب السلبي ، قد تجد شركة صغيرة بها عدد قليل من الموظفين أن الخطوات الإضافية ، مثل تسوية بنكية منفصلة ، تستغرق وقتًا طويلاً. نظرًا لأن الأموال يجب تحويلها قبل أن يحاول الموظفون صرف شيكاتهم ، فقد تفقد الشركات التي لديها حسابات تشغيل مدرة للفائدة الفائدة التي قد تكسبها الأموال. بالإضافة إلى ذلك ، إذا نسيت الشركة إجراء التحويل ، فقد لا يتمكن الموظفون من صرف شيكاتهم أو استلام ودائعهم المباشرة ، مما يؤدي إلى توتر العلاقات أو ربما نفقات إضافية تتكبدها الشركة.