كيفية حساب صيغة إجمالي الساعات في Excel

كبرنامج جداول بيانات ، يحتوي Microsoft Excel على العديد من الميزات المفيدة لإنتاجية الشركات الصغيرة. ومن أهم هذه العوامل القدرة على استخدام الصيغ لإجراء حسابات متنوعة باستخدام البيانات الموجودة في الخلايا المختلفة. نظرًا لأهمية الساعات القابلة للفوترة وكشوف المرتبات والأجور بالساعة والعمل الإضافي ، يجب على الموظفين والمديرين التعرف على كيفية حساب إجمالي الساعات في Excel لأغراض التخطيط وإعداد التقارير.

أضف أعمدة ساعة الوقت

يمكنك استخدام Excel لتسجيل الوقت الذي يقوم فيه الموظفون بتسجيل الدخول والخروج من العمل باستخدام Excel. يمكنك إما جعل الموظفين يضيفون ساعات في Excel مباشرة إلى جدول بيانات أثناء تسجيل الدخول والخروج أو استخدام البرنامج لتخزين ومعالجة بيانات الوقت من مصدر آخر ، سواء كان ذلك برنامجًا لتتبع الوقت أو ساعة عمل فعلية.

لإعداد الأعمدة لتعقب بيانات الوقت ، انقر في الخلية A1 واكتب "الساعة في". انقر في B1 واكتب "Clock Out". انقر في C1 واكتب "إجمالي الساعات". سيتم استخدام هذه الأعمدة لتسمية بيانات تسجيل الدخول وتسجيل الخروج ، بالإضافة إلى إجمالي ساعات كل وردية. بالطبع ، يمكنك إعادة تسميتها بالشكل الذي تراه مناسبًا إذا كنت تعتقد أن لغة أخرى أكثر وضوحًا.

ساعات تتبع عدة موظفين

إذا كنت تتعقب ساعات عمل عدة موظفين ، فيمكنك إما إضافة عمود للإشارة إلى الموظف الذي ينتمي إليه الصف أو وضع كل موظف في علامة التبويب الخاصة به في جدول البيانات أو امتلاك ملف جدول بيانات بالكامل. إذا كنت تخطط لجعل الموظفين يسجلون وقتهم في جداول البيانات وإرسالهم في شكل جداول زمنية باستخدام آلة حاسبة للوقت مضمنة في Excel ، فقد يكون استخدام جداول بيانات منفصلة هو الحل الأسهل. بعد ذلك ، يمكنك توزيع قوالب جداول البيانات على كل موظف لتتبع ساعات عمله ، أو استيراد البيانات من أداة خارجية لتتبع الوقت.

استخدم ساعة 24 ساعة

نظرًا لأنه يمكن التعبير عن كل من الظهر ومنتصف الليل على أنهما 12:00 ، لمنع حدوث خطأ في الحساب ، قم بتحويل كل أوقات "Clock In" و "Clock Out" إلى تنسيق 24 ساعة ، والذي يشار إليه أحيانًا باسم التوقيت العسكري. قم بتطبيق هذا التنسيق على كافة أعمدة خلايا بيانات الوقت في هذا الجدول.

للقيام بذلك ، حدد الأعمدة المعنية بالنقر فوق الخلايا العلوية أو تحديد الخلايا بشكل فردي. اضغط مع الاستمرار على مفتاح التحكم في لوحة المفاتيح أثناء النقر لتحديد عدة أعمدة أو خلايا في وقت واحد. بعد ذلك ، انقر على علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في قائمة الشريط أعلى الشاشة. انقر فوق الزر المنبثق بجوار كلمة "رقم" لفتح خيارات التنسيق.

ضمن "الفئة" ، حدد "الوقت". بعد ذلك ، حدد خيارًا يعرض التاريخ والوقت بتنسيق 24 ساعة سيكون واضحًا لك ولأي شخص يعمل مع جدول البيانات الخاص بك. انقر فوق موافق."

أدخل صيغة الوقت في Excel

لحساب الفرق بين وقت "الساعة في" ووقت "خروج الساعة" ، اكتب علامة يساوي (=) في الخلية الموجودة أسفل تسمية "إجمالي الساعات" (C2) ، انقر فوق خلية "الساعة خارج" على اليسار ، اكتب علامة الطرح (-) ، وانقر على الخلية "Clock In" إلى اليسار واضغط على "Enter". تأكد من نسخ هذه الصيغة أسفل العمود بحيث يتم حساب التحولات الإضافية في الصفوف الأخرى أيضًا. انقر فوق الخط السفلي للخلية واسحبه إلى أسفل العمود لنسخه.

لاحظ أنه يمكن استخدام صيغة تجميع إضافية (= SUM) لإضافة كل من إجماليات التحول الفردية لإجمالي تراكمي. ستحتاج غالبًا إلى تلخيص كل عمود لمعرفة إجمالي عدد ساعات العمل.

اختبر الصيغ وتحقق من التنسيق

أدخل بيانات الاختبار للتحقق من أن الخلايا موجهة بشكل صحيح وأن الصيغة تعمل على النحو المنشود. على سبيل المثال ، إذا كان وقت "Clock In" هو 14:00 ووقت "Clock Out" هو 18:30 ، فيجب أن يكون "Total Hours" 4.5.