كيفية تقديم العطاءات على عقود العمل

يمكن أن يكون النجاح في الحصول على الأعمال التجارية من خلال عملية تقديم العطاءات وسيلة مربحة لتأمين عمل طويل الأجل وربح لشركتك. يمكن أن تضمن بعض العقود تدفقات نقدية ثابتة لسنوات. ولكن للفوز بهذه العقود ، ستحتاج إلى معرفة كيفية المزايدة على الشركات الأخرى التي تريد نفس العقود التي تريدها. ستساعدك معرفة خصوصيات وعموميات عملية المزايدة على التنافس على عقود العمل التي تحتاجها شركتك.

  1. قم بأبحاثك

  2. ابحث عن الشركات داخل منطقة السوق التي قد تحتاج أو تتعاقد بانتظام للحصول على الخدمات التي تقدمها. ابحث عن معلومات الاتصال لجميع المباني التجارية في المنطقة ، واتصل بمدير المرافق الخاصة بهم واذكر تلك التي تتعاقد مع خدمات تنظيف المكاتب إذا كانت هذه هي الخدمة التي تقدمها ، على سبيل المثال.

  3. تحدث معهم

  4. اتصل بمدير المشتريات لكل من الشركات التي قمت بتأهيلها كعقود محتملة. اسأل عما إذا كان لديهم حاليًا أو سيكون لديهم في المستقبل ، أي حاجة للتعاقد على عرض خدمة شركتك. اسأل عما إذا كانوا يحتفظون بقائمة بالمقاولين المحتملين بأنهم سيرسلون طلبًا لعطاء عقد عندما يحتاجون إلى الحصول على خدمات. اطلب منهم إدراج شركتك في القائمة.

  5. احصل على التفاصيل الكاملة

  6. اطلب حزمة معلومات توضح بالتفصيل عملية الشراء الخاصة بالشركة ومتطلبات العطاء. أكمل وأرسل نماذج قدرة المورد المضمنة في الحزمة التي يرسلونها. قم بتضمين أي وثائق داعمة قد تحتاجها للتحقق من تاريخ عملك ، وقدرتك ، وجدواه المالية ، والمنتج أو الخدمة التي تقدمها. افهم أن محتوى النماذج قد يختلف اعتمادًا على الصناعة أو الخدمة التي تقدمها ، لذلك إذا كانت عقود شركتك لتنظيف المكاتب وغسل النوافذ قد تبدو مختلفة قليلاً.

  7. افهم المتطلبات

  8. اقرأ بدقة طلب عرض العطاء ، أو RFP ، الذي تتلقاه من الشركات المحتملة. اعلم أن هذه المقترحات ستكون مفصلة وأن الفشل في فهم ما يتطلبه الاقتراح يمكن أن يعرقل فرصك في محاولة ناجحة. انتقل من خلال الطلب سطرًا بسطر لتحديد العمل الذي يجب القيام به ، وفي أي إطار زمني ، وضمن أي حدود أو قيود قد يتعين على شركتك العمل بها.

  9. تحدث إلى العميل إذا كان ذلك ممكنًا

  10. اطلب اجتماعًا مع فريق المشتريات بعد مراجعة طلب تقديم العروض. من حيث السياسة ، قد لا تكون بعض الشركات على استعداد للقاء مقدمي العطاءات أثناء عملية تقديم العطاءات. قد يتوق الآخرون إلى مناقشة احتياجاتهم معك ، مما يمنحك الفرصة لتحديد ما قد لا يكون في طلبهم - مثل ما إذا كانت وفورات التكلفة أكثر أهمية من القيمة ، وعلاقاتهم مع مقدمي العطاءات الآخرين ، وما إلى ذلك.

  11. ابدأ في كتابة العطاء الخاص بك

  12. ابدأ تقديم عرضك بملخص لمؤهلات شركتك ولماذا يجب أن تفوز بالعقد. اذكر كيف تنوي إكمال الوظيفة التي يتم التعاقد عليها. قم بإرسال أي أوراق يطلبها طلب تقديم العروض ، مع التأكد من أن النماذج كاملة وصحيحة وموقعة. قم بتضمين قائمة بالموظفين الرئيسيين والمقاولين من الباطن ومؤهلاتهم. وضّح بالتفصيل كيف ستفي بمتطلبات طلب تقديم العروض بالتسلسل المطلوب لتلك المتطلبات. قم بتضمين وثائق إضافية ، مثل إثبات التأمين أو الشهادات ، حسب الحاجة.

  13. تحقق من أرقامك

  14. احسب عرض التسعير الخاص بك ليشمل التكاليف العامة - العمالة ، والتوريدات ، واستخدام المعدات على سبيل المثال - وهامش الربح. توقع العرض التقديري لمنافسيك ولكن لا يجب أن تحاول تقديم عطاء منخفض جدًا بحيث لم يعد العقد مربحًا لعملك.

  15. تقديم العطاء الخاص بك. في الوقت المحدد

  16. يعد الوصول متأخرًا لمدة عشرين دقيقة عن الموعد النهائي لتقديم العطاءات طريقة رائعة لضمان إهدار كل عملك وتحضيراتك. على الأقل ، قم بإنهاء الأوراق في اليوم السابق ، وإذا كنت بحاجة إلى تسليمها شخصيًا إلى مكتب العميل ، فلا تنتظر حتى الساعة الأخيرة.

  17. تلميح

    كونك صاحب العطاء الأقل لا يفوز بالعقد دائمًا. بدلاً من ذلك ، حاول تقديم العطاء الأكثر جاذبية على RFP للأعمال. هذا يعني تقديم أفضل جودة وتحول بأكثر الأسعار المعقولة.

    إذا فازت شركتك في عملية تقديم العطاءات التجارية ، فمن المحتمل أن تتاح لك الفرصة لمواصلة المفاوضات مع مدير المشتريات لشركة العطاء. توقع تحديد الأسعار والشروط النهائية في هذه المرحلة النهائية من التفاوض في عملية تقديم العطاءات التجارية.