كيفية عمل جرد باستخدام Excel

يعرف الجميع تقريبًا أن Microsoft Excel أداة رائعة لإجراء عمليات حسابية سريعة في ورقة العمل. ما لا يعرفه أصحاب الأعمال الصغيرة هو أن برنامج Excel يمكنه الاعتماد عليه أيضًا . بغض النظر عن نوع المعلومات التي تضعها في عمود ، يمكن لبرنامج Excel فرز هذه المعلومات بسرعة وإخبارك بعدد المرات التي أدخلت فيها قيمًا مختلفة.

إذا أدخلت التفاح 27 مرة والبرتقال 14 مرة ، فسيخبرك Excel فورًا بوظيفة العد. هذا ليس فقط لمقارنة التفاح والبرتقال ، إنه مفيد لتتبع أي نوع من المخزون لديك.

باستخدام ماسح الباركود

ألقِ نظرة على العناصر الموجودة في مخزونك لمعرفة ما إذا كانت تحتوي على رموز شريطية. إذا فعلوا ذلك - وكانت احتمالات امتلاكهم للباركود عالية - ففكر في الاستثمار في ماسح ضوئي للرموز الشريطية. بدلاً من إدخال عناصر المخزون يدويًا ، أو عدها بنفسك ، يمكنك فقط مسح كل عنصر باستخدام ماسح الباركود.

يعمل ماسح الباركود مثل لوحة المفاتيح المتصلة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك. تُدرج لوحة المفاتيح الأحرف والأرقام التي تكتبها أينما كان المؤشر. وبالمثل ، يقوم ماسح الباركود بإدراج أرقام الباركود التي يقوم بمسحها أينما كان المؤشر.

مسح الباركود في Excel

افتح Excel ، واكتب "Inventory" أو "Items" في الخلية الأولى واضغط على Enter. ستحتاج إلى هذا كتسمية للعناصر لاحقًا عندما يتعلق الأمر بحساب مخزونك. يظهر المؤشر الآن على أول خلية فارغة أسفل "الجرد".

قم بتوصيل ماسح الباركود بجهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي ، ثم امسح العنصر الأول ضوئيًا. يجب أن يظهر الرمز الشريطي في الخلية الأولى من جدول البيانات. إذا لم ينتقل المؤشر تلقائيًا إلى الخلية الثانية في العمود ، فتحقق من وثائق الماسح الضوئي لمعرفة كيف يمكنك جعله يقوم بإدراج حرف إرجاع بعد كل مسح. خلاف ذلك ، سيكون عليك الضغط على Enter بعد كل مسح.

قم بمسح جميع العناصر الأخرى في مخزونك. سيتم إدخال كل عنصر في خلية جديدة في نفس العمود من ورقة عمل Excel.

اضافة المخزون بدون ماسح ضوئي

إذا لم يكن ماسح الباركود مناسبًا لحساب مخزونك ، فلا تقلق كثيرًا. لا يستغرق إدخال العناصر يدويًا في Excel وقتًا طويلاً مقارنة بإدخالها في مستند Word. ذلك لأن Excel لديه وظيفة الإكمال التلقائي التي تنهي تلقائيًا أي كلمة تبدأ في كتابتها ، بشرط أن تكون قد أدخلتها مرة واحدة بالفعل.

لذلك إذا قمت بكتابة كلمة "apple" في خلية ، في المرة التالية يمكنك كتابة "a" والضغط على Enter ، وسيقوم Excel بإدراج كلمة "apple" مرة أخرى.

يمكنك توفير الكثير من الوقت باستخدام الإكمال التلقائي ، بشرط أن تقوم ببعض التخطيط أولاً باستخدام الاختصارات لبداية اسم كل عنصر. لنفترض ، على سبيل المثال ، أنك تحسب التفاح والبرتقال ، وقمت بتصنيفهما إلى ثلاثة أحجام ، "صغير" و "متوسط" و "كبير". لذا استخدم "s" "m" و "l" بدلاً من الكلمات بأكملها. بهذه الطريقة ، عندما تكتب "sa" ، سيدخل Excel تلقائيًا "s apples".

بمجرد أن تقرر كيفية تسمية العناصر الخاصة بك ، اكتبها في عمود واحد. إذا كان لديك 27 "تفاحة حمراء" على سبيل المثال ، سيكون لديك 27 خلية تحتوي كل خلية على "تفاحة حمراء".

فرز عناصر المخزون الخاصة بك في Excel

انقر فوق أي خلية في العمود تحتوي على عناصر المخزون الخاص بك. ثم انقر فوق علامة التبويب "البيانات" ، ثم حدد رمز AZ مع السهم المتجه لأسفل. توجد الأيقونة في قسم الفرز والتصفية من الشريط. يعمل هذا على تجميع كافة عناصر المخزون معًا.

انقر فوق "أ" أعلى قائمة عناصر المخزون لإبراز العمود بأكمله.

انقر فوق علامة التبويب "البيانات" ثم حدد "المجموع الفرعي". تفتح نافذة لتحذيرك من أن الخلية الأولى ، والتي سميت "الجرد" ، سيتم استخدامها كتسمية. انقر فوق موافق."

في نافذة Subtotal التي تفتح ، انقر على القائمة المنسدلة "Use Function" وحدد "Count" إذا لم تكن محددة بالفعل. انقر فوق موافق."

يظهر عمود جديد بالاسم أو الرمز الشريطي لكل عنصر في هذا العمود ، مع العدد الإجمالي لكل عنصر مختلف بجانبه.