ما الذي يجب على صاحب العمل فعله إذا كان رقم الضمان الاجتماعي للموظف غير صحيح؟

عندما تقوم بتعيين موظف لشركتك الصغيرة ، يجب عليك التحقق من رقم الضمان الاجتماعي للموظف. اطلب من إدارة الضمان الاجتماعي الحصول على رمز وصول لخدمة التحقق من رقم الضمان الاجتماعي عبر الإنترنت. لا يتعين عليك الدفع مقابل هذه الخدمة. تقوم بإدخال معلومات الموظف للتحقق من صحتها. إذا لم يتم التحقق ، يجب عليك اتخاذ عدة إجراءات.

قارن مع سجلاتك

انظر إلى سجلات موظفيك وتأكد من أنك لم ترتكب أي خطأ مطبعي في رقم الضمان الاجتماعي أو الاسم عند إدخال تلك المعلومات في خدمة التحقق. قم بتدوين أي اسم مفصل وحاول التحقق من الموظف باستخدام تهجئات مختلفة. حاول أيضًا تضمين الاسم الأوسط لتعريف الموظف بشكل أكبر.

اطلب من الموظف التحقق من المعلومات

اطلب من الموظف التحقق من بطاقة الضمان الاجتماعي الخاصة به والتأكد من صحة الرقم الذي لديك. انظر أيضًا إلى كيفية كتابة الاسم على بطاقة الضمان الاجتماعي. قم بإجراء أي تغييرات ضرورية على سجلات التوظيف الخاصة بك وأعد إرسال المعلومات إلى خدمة التحقق من رقم الضمان الاجتماعي.

احصل على معلومات جديدة

قم بإرشاد الموظف للذهاب إلى مكتب إدارة الضمان الاجتماعي المحلي للحصول على المعلومات الصحيحة إذا كانت سجلاتك وبطاقة الضمان الاجتماعي متطابقة ولكن لن يتم التحقق منها. يجب أن يعود الموظف إليك بمعلومات مصححة حتى تتمكن من إجراء تغييرات على معلوماتك وإعادة تقديمها.

وثق أفعالك

إذا لم تتمكن من الحصول على معلومات الضمان الاجتماعي التي يمكن التحقق منها من الموظف ، فيجب عليك توثيق جميع الإجراءات التي اتخذتها للحصول على المعلومات الصحيحة. احتفظ بهذه الوثائق مع سجلات الرواتب الخاصة بك لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بالوثائق في متناول اليد إذا كنت غير قادر على الاتصال بالموظف للحصول على المعلومات الصحيحة.

أرسل استمارة W-2 جديدة

إذا كنت قد أرسلت بالفعل نموذج W-2 مع المعلومات غير الصحيحة ، فقم بإرسال نموذج W-2c. هذا بيان مصحح للأجور والضرائب. أرسل هذا النموذج إلى إدارة الضمان الاجتماعي. ستحل المعلومات الواردة في هذا النموذج محل المعلومات الأصلية التي أرسلتها.

أمن الوطن

يمكنك التحقق من المعلومات للموظفين الذين أكملوا نموذج I-9. يتحقق هذا النموذج من أهلية العمل للعمال الأجانب. يمكنك تقديم رقم الضمان الاجتماعي للموظف للتحقق عبر الإنترنت من خلال موقع E-Verify الذي تديره وزارة الأمن الداخلي. لا يتعين عليك دفع رسوم لهذه الخدمة.