كيف يمكنني طلب الدفع بلطف؟

غالبًا ما يعني امتلاك شركة صغيرة أنك تحت رحمة عملائك أو عملائك ، وهذا صحيح بشكل خاص عندما تصبح الفواتير مستحقة الدفع. يكره العديد من أصحاب الأعمال فكرة تحصيل فاتورة متأخرة ، عادةً لأن العملية يمكن أن تصبح غير سارة إذا قرر العميل أو العميل عدم التعاون.

والخبر السار هو أن هناك خطوات يمكنك اتخاذها للتأكد من أنك تطلب الدفع بطريقة لطيفة ولكن حازمة ، مما يحفز عملائك على الوفاء بما يدينون به لك. ومع ذلك ، قبل اتخاذ إجراء ، يجب أن تتأكد من أن شركتك قد سلمت المنتجات أو الخدمات المطلوبة ، وإلا فقد يكون عدم الدفع نتيجة عدم رضا العميل أو العميل.

إرسال بريد إلكتروني لطلب الدفع

يعد البريد الإلكتروني الخاص بطلب الدفع طريقة فعالة لبدء عملية تحصيل المدفوعات لأنه تذكير غير مواجهي للدفع وهو مهذب وليس تهديد. يمكنك تنزيل نموذج الدفع المستحق من الإنترنت عن طريق إجراء بحث على Google. قم بتوجيه البريد الإلكتروني لطلب الدفع إلى العميل أو العميل الفردي ، أو إلى قسم معالجة الدفع.

ابدأ البريد الإلكتروني الخاص بتذكير الدفع بالتعبير عن أملك في أن يكون عميلك قد تلقى ويتمتع بالمنتج أو الخدمة المطلوبة. في الفقرة الثانية ، اكتب أنك تُرفق فاتورة للمنتج أو الخدمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تمتلك شركة برامج كمبيوتر ، يمكنك كتابة ، "مرحبًا جون ، أتمنى أن يستمتع موظفوك ببرنامج خدمة العملاء الذي اشتريته من شركتنا. كان من دواعي سروري تلبية احتياجاتك. مرفق طيه الفاتورة النهائية للمنتج. المبلغ الإجمالي المستحق هو 1500 دولار. يمكنك الدفع ببطاقة ائتمان أو بطاقة خصم أو شيك إلكتروني أو PayPal. لقد قمت بتضمين رابط ينقلك مباشرة إلى صفحة الدفع الخاصة بنا. يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة يمكنني الإجابة عليها. مع أطيب التحيات ، وآمل أن أتعامل معك مرة أخرى ".

المفتاح هو إبقاء الأمور قصيرة ولطيفة وحث العميل برفق على الوفاء بالتأخير في السداد.

متابعة البريد الإلكتروني لطلب الدفع

إذا لم تتلق ردًا من العميل في غضون أسبوعين ، فيجب عليك إرسال بريد إلكتروني آخر. الاختلاف في تذكير الدفع الثاني هذا هو أنه بينما لا تزال تريد أن تظل الرسالة ودودة ، يجب أن تتخذ نغمة أقوى. يمكنك العثور على نموذج الدفع المستحق عبر الإنترنت المناسب لهذه المهمة.

المفتاح هو التعبير عن إيمانك بأن العميل كان مشغولاً وببساطة أغفل بريدك الإلكتروني الأول ، مع توفير تحذير لطيف من العواقب الأكثر خطورة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب ، "أنا متأكد من أنك مشغول ، لذلك أردت فقط أن أرسل إليك تذكيرًا ثانيًا بالدفع المتأخر لمنتج برنامج خدمة العملاء الذي اشتريته من شركتنا. هناك رسوم تأخير سيتم تطبيقها في غضون أسبوعين ، لذلك أردت مساعدتك في تجنب هذه الرسوم الإضافية. مرفقًا ، نسخة من الفاتورة النهائية ونسخة من بريدي الإلكتروني الأصلي. اتمنى ان اسمع منك قريبا."

قم بإجراء مكالمة هاتفية

في بعض الحالات ، لن تقوم رسالتا البريد الإلكتروني اللتان كتبتهما باستخدام نموذج الدفع المستحق بإصدار رد. في هذه المرحلة ، يجب عليك الاتصال بالعميل مباشرة لطلب الدفع. قد يبدو هذا شاقًا ، لكنه مشابه جدًا للعملية التي اتخذتها في كتابة رسائل البريد الإلكتروني.

عرّف عن نفسك للعميل أو ممثل معالجة الدفع ، وأخبر الشخص أنك أرسلت عدة رسائل بريد إلكتروني للدفع دون رد واسأل عما إذا كان قد تم استلام هذه الرسائل الإلكترونية. إذا قال الشخص إنه لم يتم استلام رسائل بريد إلكتروني ، فيمكنك توصيل محتوى رسائل البريد الإلكتروني هذه. إذا قال الشخص إن رسائل البريد الإلكتروني قد تم استلامها ، فيمكنك تأمين الدفع عبر الهاتف ، أو الحصول على تاريخ وطريقة دفع مؤكدة. حافظ على هدوئك طوال المكالمة وتذكر أن هدفك هو إبقاء الأمور خفيفة وودودة ، مما يزيد من فرصك في الحصول على ما تستحقه.