تقنيات التغيير

مع استمرار نمو التكنولوجيا وتحسينها ودمجها في مكان العمل ، تجد العديد من الشركات طرقًا لتحسين عملياتها من خلال اعتماد أدوات نظام تكنولوجيا جديدة. تستخدم معظم الشركات اليوم نوعًا من مجموعة التكنولوجيا لإدارة تفاصيل أعمالها. يمكن أن تجلب ترقية هذه الأنظمة أدوات جديدة تفيد الشركة ، ولكن التغيير دائمًا ما يكون أمرًا محفوفًا بالمخاطر لإدارته. كما يوضح HRZone ، تهدف خطة التغيير إلى تنفيذ التبديل بطريقة سلسة وسلسة.

استخدامات التكنولوجيا

في المكاتب الحديثة ، غالبًا ما تستخدم الشركات التكنولوجيا أو مجموعات البرامج من أجل:

  • المحاسبة: من السهل أتمتة العمليات المتكررة مثل أوامر الشراء وطلبات الشراء والاستلام وإدارة المخزون. تحتفظ معظم برامج المحاسبة أيضًا بسجلات لهذه المعاملات والموافقات لأغراض المراجعة القانونية.
  • العمليات: يوفر دمج أنظمة التحكم من الإنتاج في إدارة العمليات قدرًا كبيرًا من البيانات الموثوقة التي يمكن دمجها مع إدارة المخزون والشحن. يمكن للمعلومات المقدمة أن تساعد الإدارة في تحديد مجالات التحسين المحتملة.
  • إدارة المشاريع والأفراد: يمكن لمجموعات البرامج إدارة المشاريع الجارية والإشارة إلى اقتراب الإنفاق من الميزانية أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية. أيضًا ، تستخدم معظم أقسام الموارد البشرية قواعد البيانات لتتبع وتقييم الموظفين.
  • الأمان: في هذه الأيام ، لا يقتصر الأمن على الجانب المادي فقط. هناك حاجة إلى تقنية يمكنها حماية شبكة الإنترانت والإنترنت الخاصة بالشركة من التهديدات الخارجية.

التكنولوجيا تتطور دائمًا

يتم تطوير التكنولوجيا وتحسينها باستمرار لأسواق اليوم. بالنسبة للعديد من الشركات ، توفر ترقية البرامج الحالية إلى معيار الصناعة الجديد العديد من الفوائد. على سبيل المثال ، من المرجح أن تلبي الأنظمة الأحدث أحدث معايير الكود ذات الصلة في الصناعة ، مما يجعل إعداد التقارير والتدقيق أسهل.

عادةً ما تحتوي الأنظمة الجديدة أيضًا على خيارات تكامل بحيث يمكن ربط بيانات الأعمال ذات الصلة (المالية والمحاسبة ، على سبيل المثال) في الوقت الفعلي. تتمتع الأنظمة الأحدث أيضًا بأفضل الخدمات الأمنية ويجب أن تأتي مع خدمة عملاء ممتازة.

ومع ذلك ، يمكن أن تكون عملية التغيير محفوفة بالمخاطر بشكل كبير ، ولهذا السبب تؤكد Modern Analyst على مدى أهمية وجود خطة. إن نقل المعلومات لسنوات من نظام إلى آخر يتطلب الكثير من العمل. بالإضافة إلى ذلك ، تتطلب معظم الأنظمة مستوى معينًا من التخصيص لمطابقة احتياجات العمل الفردية بشكل أفضل. يستغرق العرض الفعلي للنظام الجديد واستلامه وتثبيته وقتًا من تلقاء نفسه قبل أن يبدأ النظام في التكامل. من الأفضل أن يكون لديك نهج استراتيجي للتغييرات. سيكون لكل عمل احتياجات وأهداف مختلفة.

إدارة استراتيجية التغيير

يوضح W3computing أن هناك خمس طرق أساسية لإدارة استراتيجية التغيير بمستويات مختلفة من المخاطر والتكلفة. أولها تغيير مباشر. في التحويل المباشر ، هناك تاريخ مباشر يتم فيه إيقاف تشغيل النظام القديم وتشغيل النظام الجديد. هناك الكثير من المخاطر في هذه الطريقة ، حيث توجد دائمًا مشكلات يجب إدارتها أثناء تنفيذ الأنظمة الجديدة.

أيضًا ، لا تترك إزالة الوصول إلى البيانات القديمة أي طريقة لمقارنة الأنظمة. يعمل هذا بشكل أفضل في مجالات العمل حيث يمكن التحكم في بعض التأخير. هناك أيضًا خطر فقدان قبول المستخدم إذا شعر الموظفون بأنهم مجبرون على تبني الطريقة الجديدة.

أسلوب آخر للتحويل هو التغيير الموازي. في هذه الحالة ، يعمل كلا النظامين القديم والجديد جنبًا إلى جنب لفترة من الوقت. يسمح ذلك بإجراء مقارنة مباشرة بين الأنظمة ، مما يتيح للمستخدمين التأكد من أن النظام الجديد يعمل بشكل صحيح قبل إنهاء النظام القديم. الجانب السلبي هو التكلفة - في الوقت والمال وعبء عمل الموظف - لإجراء كل معاملة مرتين ، مرة في كل نظام.

مزايا وعيوب النشر على مراحل

في تغيير تدريجي أو مرحلي ، يتم تنشيط أجزاء من النظام الجديد واحدة تلو الأخرى للسماح للمستخدمين بالاعتياد على هذه العملية المعينة وتحديد أي مشاكل قبل تنفيذ منطقة جديدة. يزداد عدد المعاملات التي يعالجها النظام الجديد ببطء بمرور الوقت.

التنفيذ على مراحل له مزايا وعيوب. يمكن أن تساعد إضافة هذه القطع الصغيرة واحدة تلو الأخرى المستخدمين في التركيز على التغييرات. الجانب السلبي لهذه الطريقة هو أن النهج التدريجي يستغرق المزيد من الوقت.

يشبه التغيير المعياري النهج التدريجي أو المرحلي ، باستثناء أنه يستخدم وحدات مدمجة في مجموعة البرامج الجديدة لصالحها. يتم تنشيط الوحدات واحدة تلو الأخرى. قد يبدأ التغيير بتفعيل أوامر الشراء ثم الانتقال إلى الشحن والاستلام ثم إلى المحاسبة وكشوف المرتبات. يصبح المستخدمون على دراية بكل وحدة مع تقدم العملية. مرة أخرى ، يستغرق النهج المعياري أيضًا وقتًا أطول من التغيير المباشر.

التغيير التجريبي أو الموزع

غالبًا ما يتم استخدام التحويل التجريبي أو الموزع في الأعمال التجارية التي بها العديد من المواقع ، مثل الامتيازات والبنوك. يتم اختيار موقع واحد ليكون موقعًا تجريبيًا ، ويتحول إلى النظام الجديد لفترة تجريبية. يتيح ذلك للشركة تحديد المشكلات وإيجاد الحلول قبل تنفيذ البرنامج الجديد في كل موقع.

عندما يحتوي الموقع التجريبي على نظام عمل ناجح ، تنتقل معظم الشركات إلى التدريب والتغيير المباشر في مواقعها الأخرى.

اختيار طريقة التحويل

نظرًا لأن كل صناعة وكل عمل له ثقافته واحتياجاته الخاصة ، فلا توجد أفضل طريقة لاستراتيجية التغيير ، ولكن يتفق الجميع على أن الإدارة تحتاج إلى خطة استراتيجية للتنفيذ قبل البدء.

التغيير المباشر هو بلا شك النهج الأكثر مباشرة ، ولكن هناك الكثير من المخاطر التي تنطوي عليها. يجب إجراء اختبارات كبيرة قبل التنفيذ ، مما يضيف الوقت والتكلفة. يجب أن يتم إجراء التغييرات المباشرة فقط في المناطق التي يوجد بها بعض المخزن المؤقت للمشكلات والتأخيرات التي لا مفر منها والتي تظهر دائمًا.

قد يبدو التغيير الموازي الأقل خطورة لأنه يسمح للنظام الجديد بإثبات نفسه مقابل النظام القديم ، لكن التغييرات الموازية يجب أن تتم فقط في الإدارات التي لديها دعم كافي من الموظفين لإدارة الفترة التي يتضاعف فيها العمل بالنظام الجديد. تحاول المناهج التدريجية والمراحل والنمطية سد هذين النقيضين من خلال تنفيذ قطع متزايدة بشكل مطرد

اعتبارات للتغيير

يجب أن يعتمد نوع التغيير المختار على التحسينات المخطط لها ونوع القسم ، لكن ثقافة العمل نفسها يمكن أن تكون هي الفرق بين النجاح والفشل. من الضروري الحصول على تأييد الموظف لاستراتيجية التغيير في الإدارة لأنه قد تكون هناك مخاطر إضافية على المشروع إذا بدأت معنويات الموظف في الانخفاض

  • قد يشعر الموظفون الذين يواجهون التغيير المفاجئ في التغيير المباشر بأنهم مجبرون على تبني تقنية جديدة ، مما يجعلهم مستائين ويقل احتمال تعلمهم للعمليات المناسبة في النظام الجديد.
  • يمكن للموظفين الذين يواجهون عبء العمل المزدوج لعملية تغيير موازية أن يصبحوا مرهقين ، مما قد يؤدي إلى العديد من الأخطاء ودوران الموظفين غير المتوقع.
  • عند الاقتراب من التغيير باستخدام الأساليب التدريجية أو المرحلية أو المعيارية ، يمكن أن يشعر الموظفون بالضجر من وقت التغيير الممتد ومقدار العمل المتكرر الذي يتعين عليهم القيام به لجعل أجزاء النظام الجديد التي تم تنفيذها تعمل مع الأنظمة القديمة. بعد استبدالها. قد يطلب الموظفون إصلاحات أو تعديلات للوحدات الجديدة التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم ، وإذا انتقل التركيز إلى الوحدة التالية بدلاً من شكاوى الموظفين ، فإن الإدارة تفقد قبول الموظف الرئيسي.

يمكن أن تكون الأنظمة الجديدة طريقة رائعة لتحسين الكفاءة وحفظ السجلات في أي شركة طالما أن الشركة تقترب من التغيير بخطة جيدة وفهم قوي لكلا النظامين وأذن مفتوحة لأفكار وآراء الموظفين.