مقدمة لأنظمة الرواتب

تتكون كشوف المرتبات من العملية التي تدفع بها الشركة لموظفيها مقابل العمل المنجز خلال فترة محددة. يسمح نظام كشوف المرتبات للشركات باتباع سلسلة محددة من العمليات من أجل إجراء مدفوعات صحيحة وفي الوقت المناسب وفقًا للوائح الحكومية. قد يكون نظام الرواتب يدويًا أو محوسبًا ويتم التعامل معه داخليًا أو الاستعانة بمصادر خارجية لمزود آخر.

نظرة عامة على عملية كشوف المرتبات

تتضمن عملية كشوف المرتبات عادةً حساب رواتب الموظفين وتسجيل معاملات الرواتب وتحديد ودفع ضرائب الرواتب. يجب أن يكون لدى الشركة نظام ضبط الوقت الذي يعكس بدقة الساعات التي يقضيها الموظفون غير المعفيين وكذلك مدفوعات الرواتب المنتظمة للعمال المعفيين. يحجب أرباب العمل عادةً ضريبة الدخل الفيدرالية عن أرباح الموظفين ؛ في نهاية العام ، يجب عليهم الإبلاغ عن جميع الأجور والإكراميات والتعويضات الأخرى المدفوعة. يجب على الشركات أيضًا حجب مساهمات الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية من أجور الموظفين ودفع مبلغ مطابق.

في بيت

تقوم بعض الشركات الصغيرة بإجراء كشوف رواتبها باستخدام نظام يدوي. على الرغم من أن هذه الطريقة غير مكلفة ، إلا أنها قد تزيد من فرص الأخطاء ويمكن أن تستهلك وقتًا طويلاً للشركات التي لديها أكثر من عدد قليل من الموظفين. باستخدام نظام محوسب ، يمكن لصاحب العمل استخدام برنامج الرواتب لمعالجة كشوف المرتبات في الموقع. يمكن لبعض الشركات الكبيرة تحمل تكاليف أنظمة الكمبيوتر والموظفين لمعالجة كشوف المرتبات بأنفسهم. نظرًا لأنهم يوزعون تكاليفهم على قوة عاملة كبيرة ، فإنهم يواجهون نفقات أقل لكل شيك مقارنة بالشركات الأصغر.

الاستعانة بمصادر خارجية

يحدث الاستعانة بمصادر خارجية عندما تستأجر شركة ما موفر خدمة كشوف المرتبات لجهة خارجية لمعالجة كشوف المرتبات. يمكن لمثل هذه الشركات عادةً التعامل مع جميع جوانب دورة الرواتب بالإضافة إلى خدمات إعداد التقارير الأخرى. باستخدام نظام خارجي ، يرسل صاحب العمل بيانات كشوف المرتبات إلى مزود الخدمة لمعالجة المدفوعات ليوم الدفع القادم. تتضمن هذه البيانات ساعات العمل بالإضافة إلى المزايا والضرائب وحجب المعلومات. يقدم مقدمو خدمات كشوف المرتبات عبر الإنترنت للشركات القدرة على إدارة حسابات رواتب الموظفين وإنشاء تقارير عبر الإنترنت. ومع ذلك ، يجب على الشركة التي تستعين بمصادر خارجية في كشوف المرتبات الخاصة بها إلى مزود خارجي دائمًا بمراجعة مخرجاتها بحثًا عن الأخطاء لتجنب العقاب من قبل الوكالات التنظيمية في حالة حدوث خطأ.

هجين

تستخدم بعض الشركات طريقة هجينة تستفيد من عناصر من أنظمة كشوف المرتبات الداخلية والخارجية. يسمح ذلك لأصحاب العمل بتقسيم وظائف كشوف المرتبات بينهم وبين البائع ، مما يقلل من تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية ويسمح بمزيد من الرقابة الداخلية على بيانات كشوف المرتبات. عادةً ما تقوم الشركات التي تستخدم الطريقة المختلطة بحساب الأجور وتوزيع شيكات الرواتب بأنفسهم بينما تتعامل خدمة كشوف المرتبات التابعة لجهة خارجية مع الإيداعات الضريبية والودائع المباشرة والطباعة الفعلية للشيكات.