لماذا يتطلب دفتر الأستاذ AP دفتر الأستاذ الفرعي؟

يتتبع دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة جميع النفقات التي تكبدها عملك والتي لا يزال يتعين دفعها. إذا كان لديك حجم كبير من النشاط القابل للدفع ، فيمكن بسهولة فقدان التفاصيل في دفتر الأستاذ العام القياسي. على الرغم من أن دفتر الأستاذ الفرعي ليس مطلوبًا ، فقد يكون من المفيد الحفاظ على دفتر الأستاذ العام الخاص بك خاليًا من فوضى المعاملات والارتباك. يمكن أن يساعدك فهم وظيفة دفتر الأستاذ الفرعي وفوائده في تحديد ما إذا كان مناسبًا لعملك.

دفتر الأستاذ الفرعي

يحتوي دفتر الأستاذ الفرعي على معلومات تفصيلية عن المعاملات للحساب الذي يتم تمثيله في ملخص داخل دفتر الأستاذ العام. تفاصيل الحساب كبير الحجم - بما في ذلك المعلومات التي لا يحتاجها المحللون والمحاسبون الماليون رفيعو المستوى - يمكن أن تطغى على دفتر الأستاذ العام. يوفر دفتر الأستاذ الفرعي مكانًا لتفاصيل الحركة بحيث يتضمن دفتر الأستاذ العام فقط معلومات التلخيص.

حسابات قابلة للدفع

حساب الحسابات الدائنة هو حساب كبير الحجم لبعض الشركات. عندما تريد تقليل حجم المعاملة ومستوى التفاصيل في دفتر الأستاذ العام الخاص بك ، فإن دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات الدفع الخاصة بك سيبقي تفاصيل المصروفات الفردية خارج حساب دفتر الأستاذ العام. قم بتحديث ملخص الحسابات الدائنة في دفتر الأستاذ العام الخاص بك يوميًا أو أسبوعيًا أو بأي تكرار يناسب عملك.

معلومات موجزة

يعكس كل تحديث يتم ترحيله إلى دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة إجمالي نشاط الحركة للفترة التي مرت منذ آخر تحديث. أضف الاعتمادات التي تم نشرها إلى الحساب وأنشئ إدخال دفتر يومية لتسجيل إجمالي الاعتمادات في دفتر الأستاذ العام الخاص بك. كرر هذه العملية لمعاملات الخصم. لاحظ الإدخال في دفتر الأستاذ الفرعي لتتبع المكان الذي توقفت فيه حساباتك. علامة أو تدوين في هوامش دفتر الأستاذ مقبول إذا كنت تستخدم دفتر أستاذ مكتوب. سوف تقوم دفاتر الأستاذ المحوسبة بتتبع تحديثاتك تلقائيًا.

الأمان

يقيد دفتر الأستاذ الفرعي الوصول إلى المعلومات التفصيلية ، مما يضمن أن الأشخاص الذين يعملون بانتظام مع دفتر الأستاذ فقط هم من يمكنهم معالجة المعلومات. هذا يقلل من مخاطر الأخطاء والإدخالات غير الدقيقة. عندما يمكن الوصول إلى دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة من قبل قسم المحاسبة بأكمله ، فإن خطر تحويل الرقم الذي يغير الرصيد يمكن أن يخلق مشاكل كبيرة في إعداد التقارير يتم دعم دفتر الأستاذ الفرعي بنسخ من الفواتير والكشوف والسجلات الأخرى كما هو مطلوب لإعداد التقارير الضريبية ومراجعة الحسابات.