أمثلة على خطط مشروع Microsoft

Microsoft Project ، برنامج إدارة المشاريع من Microsoft ، هو مجموعة برامج شاملة تسمح بالإشراف الكامل والسهل على المشروع من خلال تطوير خطط المشروع. تسمح هذه الخطط للمديرين بإنشاء مهام المشروع ومعالمه وتعيين الموارد وتحديد تبعيات المهام وتقدير مدد المرحلة ، مما يجعل البرنامج أداة مفيدة لعدة أنواع من المشاريع ، من مشاريع البناء والتسويق إلى التصنيع والمساعي الفنية. تسمح المجموعة للمديرين بتنظيم أنفسهم وتوقع المضاعفات عبر جميع أمثلة المشاريع المماثلة.

إنشاء المهام لخطة مشروع التسويق

قد تبدو المشاريع الجديدة شاقة إلى حد ما في البداية ، مع أهداف طموحة وبعيدة تبدو غير قابلة للتحقيق تقريبًا. ومع ذلك ، يساعد Microsoft Project في تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مجموعات من المهام الأصغر ، مما يجعل المشروع أسهل بكثير في الإدارة والتنفيذ. في الحالة الافتراضية لحملة التسويق عبر الويب ، ستقسم خطة المشروع الحملة إلى الأجزاء المكونة لها ، مثل تحسين محرك البحث والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم مواقع الويب والبرامج التابعة. يمكن تقسيم كل مجال من هذه المجالات الواسعة إلى مهام أصغر ، مثل "إعداد أبحاث السوق على مواقع الويب المنافسة" و "الحصول على عرض أسعار لموقع ويب جديد" و "نماذج كاملة للتصميم الجديد" ضمن قسم إعادة تصميم موقع الويب. يتيح مشروع Microsoft أيضًا للمستخدمين "تأخير المسافة البادئة" و "زيادة المسافة البادئة"لإنشاء تسلسل هرمي للأهمية للمشروع ككل واستدعاء المجموعة المكتملة لجميع المهام "هيكل تنظيم العمل".

تعيين الموارد لخطة مشروع فيلم

بمجرد تقسيم المشروع إلى المهام المكونة له ، يسمح Microsoft Project للمستخدمين بتعيين الموارد لكل مهمة. تشمل الموارد كل شيء من الأصول المالية إلى المعدات والموظفين. لاستخدام مشروع فيلم كمثال ، ستخصص خطة المشروع كاميرات ومعدات تصوير مختلفة وميزانيات وفنيين لكل مجموعة أو موقع تصوير ، حيث ستكون كل لقطة مهمة بمواردها المخصصة. يسمح هذا المخطط التنظيمي لمديري المشاريع بتصور احتياجاتهم من الموارد بشكل أفضل ، وتوزيع الموارد المتاحة بفعالية ووضع الميزانية وفقًا لذلك.

تقدير مدد المهام للتصنيع

في حالة مشروع تصنيع ، حيث تلقى المصنع للتو طلبًا لشراء 800 مصباح كهربائي ، تتضمن خطة المشروع الكاملة أيضًا تقديرات لمقدار العمل اللازم لإكمال المشروع والمدة المتوقعة للمشروع حتى التسليم. إذا استغرق تصنيع المصباح الكهربائي ساعة واحدة ، فإن المشروع يتطلب 800 ساعة عمل ، وهي متطلبات العمل للمشروع. ثم يتم تحديد مدة المشروع من خلال تخصيص الموارد للعمل. إذا شارك 10 موظفين ، يعمل كل منهم لمدة ثماني ساعات في اليوم ، في المشروع ، فإن المصنع ينتج 80 مصباحًا كهربائيًا في اليوم وستكون مدة المشروع بالكامل 10 أيام عمل تساعد تقديرات خطة المشروع هذه في تحديد تأثيرات تخصيصات الموارد المختلفة وتسمح بتسليم المشروع في الوقت المناسب.

تحديد تبعيات المهام في خطة مشروع البناء

لا يمكن إكمال جميع المهام في وقت واحد في معظم المشاريع. في حالة مشروع البناء ، على سبيل المثال ، لا يمكن للنجارين تركيب النوافذ في المنزل حتى يكمل البناؤون الجدران حول النوافذ. تسمى هذه العلاقات "التبعيات" في Microsoft Project وتسمح لك خطة المشروع بتمثيل هذه العلاقات من خلال مخطط جانت المرئي. بشكل أساسي ، يأخذ مخطط جانت الفترات المحددة لكل مهمة ، وكلما أشار المستخدم إلى تبعية بين المراحل ، ينظم المهام لتوضيح أنه لا يمكن للمرء أن يبدأ حتى يتم الانتهاء من الأخيرة. تسمح هذه المنظمة المتسلسلة للمديرين بتوقع التأخيرات المحتملة وإعداد جدول زمني واقعي لمشروع به العديد من التبعيات. للعودة إلى المثال ،إذا استغرقت تشطيبات الجدار أربعة أسابيع وكانت شرطًا أساسيًا لعملية تثبيت النوافذ التي تستغرق أسبوعين ، فإن العملية الكاملة تستغرق ستة أسابيع وأي تأخير في المهمة الأولى سيؤدي إلى تأخير مماثل في الثانية.