سياسات وإجراءات التحصيل

مدفوعات الذمم المدينة هي مساهم رئيسي في السيولة والتدفقات النقدية ومتطلبات رأس المال العامل للأعمال التجارية. تحافظ المدفوعات في الوقت المحدد على تدفق دورة الأعمال وتمكن الشركة من الوفاء بالتزامات الديون التشغيلية وقصيرة الأجل. يمكن أن تؤدي سياسات وإجراءات التحصيل الصارمة التي تشجع العملاء على الدفع إلى تقليل الديون المعدومة ، وتحسين التدفقات النقدية وزيادة ربحية الأعمال.

أهداف سياسة التحصيل

تعتبر المعايير المحاسبية أن الحسابات المدينة هي أصل تجاري وتتطلب تسجيلها في قسم الأصول في الميزانية العمومية. لا تؤدي عمليات الشطب إلى تقليل الأصول التجارية فحسب ، بل تؤدي أيضًا إلى زيادة نفقات الديون المعدومة. الهدف من إنشاء سياسات وإجراءات التحصيل هو تشجيع العملاء على الدفع في الوقت المحدد وجمع الحسابات المتأخرة في غضون 30 إلى 90 يومًا من الإطار الزمني الذي تحدده الشركة عادةً قبل اعتبار الحسابات المتأخرة غير القابلة للتحصيل ، وشطبها وتسليمها إلى وكالة التحصيل.

أهداف سياسة التحصيل

يمكن أن تتخذ أهداف سياسة التجميع نهجًا متحررًا أو متحفظًا للمجموعات ، مما يسمح لذلك بتحديد إجراءات المجموعات الخاصة بهم. وفقًا لـ Credit Collective ، فإن الشركة التي تتخذ نهجًا أكثر ليبرالية ستكون أكثر مرونة ورغبة في العمل مع حساب متأخر في حين أن النهج الأكثر تحفظًا سيتطلب التزامًا صارمًا بإرشادات الائتمان.

قد تضع سياسات الائتمان التي تعكس نهجًا أكثر تحفظًا أهدافًا تسعى جاهدة للحفاظ على متوسط ​​معدل الفعالية - يُطلق عليه عادةً مؤشر الفعالية القابلة للتحصيل أو CEI - بنسبة 80 بالمائة ، والحفاظ على متوسط ​​الأيام المستحقة أو DSO عند 40 يومًا أو أقل من 80 في المائة من الحسابات المستحقة القبض في الوضع الحالي ، و 15 في المائة في 30 يومًا ، و 4 في المائة في 60 يومًا بالخارج ، و 1 في المائة في 90 يومًا.

إجراءات التحصيل

لا يمكن لإجراءات التحصيل أن تحدد فقط خطوات التحصيل في الحسابات المتأخرة ، بل تشمل أيضًا خطوات لمنع الحسابات من أن تصبح متأخرة في السداد. إن تزويد عملاء الائتمان الجدد بشروط البيع ومعلومات الدفع بما في ذلك هذه المعلومات حول إيصالات وكشوف الائتمان يمكن أن يخدم في تذكير العملاء بالتزاماتهم الائتمانية.

يجب أن تتضمن إجراءات التحصيل الداخلية جدولاً زمنيًا للاتصال بالعميل بشأن حسابات تجاوز تاريخ الاستحقاق. يمكن للنشاط التجاري ، على سبيل المثال ، إرسال إشعار تجاوز الاستحقاق والبدء في إجراء مكالمات تحصيل أسبوعية عندما يتأخر الدفع سبعة أيام. إذا لم يتم استلام الدفع ، يمكن أن تصبح المكالمات أكثر تكرارًا. إذا كان العميل لا يزال متأخرًا عن موعد استحقاقه في نهاية 30 إلى 90 يومًا ، فيمكن للشركة بعد ذلك إحالة الحساب إلى وكالة تحصيل تابعة لجهة خارجية أو التفكير في اتخاذ إجراء قانوني.

اعتبارات إجرائية

على الرغم من أن عمليات التحصيل الداخلية لا تخضع لقواعد ولوائح قانون تحصيل الديون التجارية العادلة التابع للجنة التجارة الفيدرالية ، فإن معاملة العملاء بكرامة واحترام أمر بالغ الأهمية. يجب أن تؤكد الإجراءات على هذه النقطة وأن تتضمن تعليمات مثل إبقاء المكالمات قصيرة إلى حد بعيد وغير شخصية وغير مهددة. اسمح دائمًا للعميل بشرح موقفه ثم العمل مع العميل ضمن المعايير التي حددها النهج الذي تعتمده الشركة.

يمكن أن ينجح هذا حتى في النهج المحافظ. قد يسمح النشاط التجاري للعميل بإعداد جدول دفع جديد ، ولكن اتصل بيوم أو يومين قبل استحقاق الدفع للتأكد من أن العميل يفهم أهمية احترام الاتفاقية الجديدة