كيفية إنشاء احتياطي طوارئ

بالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة ، يمكن أن يكون للنفقات غير المتوقعة عواقب وخيمة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك قدّرت تكاليف المشروع بمبلغ 3000 دولار للمواد ، لكن مورّدك زاد الأسعار منذ طلبك الأخير. أو ، لقد نقلت عن عميل بناءً على 100 ساعة عمل ، لكن الأمر يستغرق 120 ساعة في الواقع. مثل هذه التجاوزات هي دائمًا احتمال ، وهو ما يفسر سبب قيام معظم الشركات بإنشاء احتياطي للطوارئ.

تعريف

عادةً ما يكون احتياطي الطوارئ عبارة عن أموال ، ولكنه قد يتضمن أيضًا عمالة إضافية أو وقتًا لإكمال المشروع. إنه ليس جزءًا من ميزانية المشروع. الغرض من الاحتياطي هو توفير حماية ضد المفاجآت. قد تكون قادرًا على توقع بعض الحالات الطارئة ، مثل زيادة طفيفة في أسعار المواد خلال مدة المشروع ، لكن البعض الآخر قد يكون غير متوقع تمامًا. على سبيل المثال ، ربما لا تتوقع أن يكون لدى المورد الأساسي قفلًا على بابه بسبب امتياز ضريبي.

تحديد المخاطر

يعد إنشاء احتياطي للطوارئ جزءًا من إدارة المخاطر. قبل أن تتمكن من تحديد مقدار الاحتياطي الذي تحتاجه ، يجب عليك تحليل المخاطر المحتملة. افحص مشاريعك السابقة لتحديد سبب أي تجاوزات للتكلفة ، وحدد مقدار التجاوزات ولاحظ عدد مرات حدوث الأحداث.

تحديد مبلغ الاحتياطي

ركز على أهم التجاوزات التي حددتها عند تحليل المخاطر الخاصة بك. قم بتعيين مبلغ بالدولار لا يشمل فقط التكلفة المرتبطة مباشرة بمشروع معين ، ولكن أي خسائر أخرى نتجت عن ذلك. على سبيل المثال ، إذا كان عليك إعادة تعيين الموظفين لإنهاء مشروع في الوقت المحدد ، مما أدى إلى وقت إضافي لإجراء جرد مادي كان يجب إجراؤه في الوقت المناسب ، فقم بتضمين أجر العمل الإضافي. تمنحك إضافة جميع التجاوزات الرقم الأساسي الذي يجب استخدامه لإنشاء احتياطي طوارئ أولي. يمنحك قسمة إجمالي التجاوزات على إجمالي الإيرادات المرتبطة النسبة المئوية لاستخدامها لاحتياطي الطوارئ الخاص بك. استخدم هذه النسبة المئوية لحساب المبلغ الذي تحتاج إلى حجزه للمشاريع الحالية والمستقبلية. بالنسبة لمعظم الشركات ، ستكون هذه النسبة من 3 إلى 5 في المائة من ميزانية المشروع.

استخدام احتياطي الطوارئ

يتيح إنشاء حساب مصرفي منفصل وتحويل الأموال بانتظام أقصى فصل من الأموال الاحتياطية عن الأموال التشغيلية. ومع ذلك ، من المقبول أيضًا إنشاء حساب نقدي منفصل في ميزانيتك العمومية وإجراء تحويلات افتراضية عبر إدخالات دفتر اليومية. إذا كنت تستخدم حسابًا مصرفيًا منفصلاً ، فسيتعين عليك إعادة تحويل الأموال إلى حساب التشغيل الخاص بك أو كتابة شيكات مسحوبة على الحساب الاحتياطي لدفع الفواتير عندما تحتاج إلى استخدام أموال الطوارئ.