كيفية تقديم الأخبار السيئة في مذكرة العمل

يبدو توصيل الأخبار السيئة أمرًا صعبًا عندما تفكر في عدم رغبة أحد في تلقيها. ومع ذلك ، بصفتك مالكًا لمشروع صغير ، يمكنك صياغة رسالة إخبارية غير مرحب بها في شيء يمكن لموظفيك استيعابها وقبولها بأقل قدر من الاستياء. يُعد التنسيق غير المباشر هو الأفضل لمذكرات الأخبار السيئة لأنه يكشف عن رسالة على مراحل بدلاً من إظهارها دفعة واحدة. يجب أن يعاني موظفوك من صدمة أقل إذا قدمت الأخبار بهذه الطريقة.

1

اكتب بيان حسن النية لبدء المذكرة وتخفيف وطأة الأخبار السلبية. امدح الموظفين على جهودهم أو اعرض الحقائق المتعلقة بالأخبار السيئة. "أنا أقدر عمل كل شخص معًا لزيادة مبيعاتنا بنسبة 5 بالمائة خلال الربعين الماضيين."

2

قدم معلومات أساسية لإعداد الموظفين للأخبار السيئة القادمة. عندما تقدم حقائق توضح بالتفصيل الظروف المؤسفة أو السلبية ، يجب على القارئ أن يبدأ في فهم أن الغرض من المذكرة هو توصيل أخبار غير مرحب بها. كما أن تقديمك للحقائق يساعد في تبرير الأخبار السيئة. "بينما حققنا زيادة طفيفة في المبيعات بنسبة 1.5 في المائة ، لم نصل إلى هدفنا الأصلي البالغ 5 في المائة. لسوء الحظ ، في ضوء هذه الأحداث ، يجب أن تتغير خططي." اجعل اختياراتك للكلمات إيجابية قدر الإمكان.

3

نقل الأخبار السيئة بلغة واضحة ولكن إيجابية. "كما تعلم ، فقد خططت لنقل بعض الإيرادات من زيادة المبيعات إليكم جميعًا. لسوء الحظ ، نظرًا لأن المبيعات لم تكن جيدة كما كنا نأمل ، ستظل المكافآت كما هي هذا العام." يبدو أن عبارة "ستظل المكافآت كما هي هذا العام" أفضل من "لن يتلقى أحد زيادة في مكافآته هذا العام".

4

اكتب بيانًا آخر عن حسن النية حتى يظل تصور موظفيك لعملك إيجابيًا قدر الإمكان في ظل هذه الظروف. الآن بعد أن عرف الموظفون ما لا يمكنك فعله ، أخبرهم بما يمكنك فعله. "سيتلقى كل شخص مكافأته السنوية بنفس مبلغ مكافأة العام الماضي في التاريخ المنشور في تقويم الشركة. إذا كنت بحاجة إلى التحقق من مبلغ المكافأة القادمة ، فيرجى الاتصال بي."

5

أنهِ المذكرة بعبارات إيجابية تمنح الموظفين الأمل في المستقبل. "على الرغم من أن التعويض الإضافي ليس خيارًا في الوقت الحالي ، إلا أنني أقدر جهودك وتفانيك في وظائفك وأقدرها. أتطلع إلى العمل مع كل واحد منكم في العام المقبل."

6

تدقيق المذكرة للوضوح والدقة قبل الإرسال. اقرأ رسالتك للتأكد من أنها تنقل ما تريده من خلال دوران إيجابي. لا تترك انطباعًا سلبيًا لدى الموظفين.