أمثلة على أدوار الفريق الإداري

الموظفون الإداريون هم العمود الفقري لمعظم أعمال الشركات ، حيث يؤدون أنواع المهام اللازمة للشركات للعمل ، والتي قد تستغرق وقتًا طويلاً للغاية بالنسبة للمديرين. يمكن أن يكون الموظفون الذين يتولون مهام إدارية في الشركات الصغيرة بنفس أهمية أولئك العاملين في الشركات. إن وجود فريق إداري في عملك الصغير يمكن أن يحررك للتركيز على المهام المرتبطة مباشرة بتنمية شركتك ، بدلاً من التعثر بالتفاصيل الإدارية.

التعامل مع المكالمات الهاتفية

تتعامل الفرق الإدارية مع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة. قد يقوم موظف الاستقبال ، على سبيل المثال ، بالرد على جميع المكالمات الواردة ، والتأكد من أفضل شخص في المؤسسة لتلقي المكالمة ثم توجيه المكالمة وفقًا لذلك. كمثال آخر ، قد يتصل المساعد الإداري بالعملاء نيابة عن المشرفين عليه للتحقق من رضا العملاء عن مشترياتهم الأخيرة.

المراسلات

عادة ما يتم تكليف الموظفين الإداريين بمعالجة جميع المراسلات البريدية. يمكن أن يكون أعضاء الفريق الكتابي مسؤولين عن صياغة الرسائل وطباعة المواد البريدية والتعامل مع المراسلات الفعلية ، بما في ذلك شراء الطوابع في مكتب بريد قريب أو العمل مباشرة مع ممثلين من مزودي الخدمة مثل FedEx.

ادخال بيانات

إدخال البيانات هو عملية إدخال المعلومات من صفحة مطبوعة في قاعدة بيانات الكمبيوتر أو إدخال البيانات يدويًا من تطبيق برمجي إلى آخر. قد يقوم الموظفون الإداريون في قسم المحاسبة ، على سبيل المثال ، بإدخال معلومات الفاتورة يدويًا في نظام محاسبة. قد يدخل موظفو التسويق ، كمثال آخر ، بيانات العملاء الكمية من التقارير الإدارية لمنافذ البيع بالتجزئة المتعددة في قاعدة بيانات منفصلة.

الجدولة

غالبًا ما يتعامل الموظفون الكتابيون مع جميع أنشطة الجدولة لمشرفيهم. تتعامل الفرق الإدارية مع حجوزات الطيران والفنادق ، واجتماعات العملاء ، وحجوزات العشاء والندوات ، والنقل بسيارات الليموزين وأي مهمة متعلقة بالجدولة تقريبًا من شأنها أن تبتعد عن إنتاجية المشرفين.

مشاريع أخرى

يمكن أن يكون للوظائف الإدارية سمعة بأنها متكررة أو عادية ، لكنها غالبًا ما تتميز بمسؤوليات واسعة النطاق تقدم تحديات جديدة على أساس مستمر. من المحتمل أن يتم جلب فريق إداري لشركة صغيرة للقيام بمهام جديدة كل أسبوع أو شهر ، لمساعدة مديري الشركة في جميع المشاريع الكبرى تقريبًا مع نمو الشركة. قد يقوم المساعدون بطباعة وتجميع كميات كبيرة من مواد التسويق يومًا ما ، على سبيل المثال ، بينما يساعدون في مجموعة مركزة في مقهى محلي في اليوم التالي.